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資料作成の基本は論理的思考『ロジカル・シンキング~論理的な思考と構成のスキル~』

仕事で資料を作成する場面は多いと思います。
特に社会人になったばかりの人は、どう作ればいいのかわからない人もいるのでは?
資料作成のポイントは論理的思考です。
倫理とは物事の道筋のことを言います。

じゃあ論理的に考え、構成するためにはどうすればいいのか?
それはこの本を読めば解決します。

『ロジカル・シンキング~論理的な思考と構成のスキル~』
2001年に出版され、ロングセラーとなっている本です。
今日はこの本の一部を紹介したいと思います。

<ブログ管理人>
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なぜロジカルシンキングが必要なのか?

どのようなビジネスもコミュニケーションがなければ成り立ちません。
ビジネスの現場は変化していきます。
だからこそ、多様な利害関係者に対して自分の組織の考え方をわかりやすく伝えて納得してもらい、自分の思い通りに動いてもらう。
これによって物事を先に進め、より早く確実に成果に結びつけることが、今まで以上に求められるのです。

上記のニーズに応える有効な手段が「ロジカルコミュニケーション」なのです。
要するに「論理的なメッセージを伝えて、相手を説得して、自分の思うような反応を相手から引き出すこと」
そのようなメッセージの構成には「ロジカルシンキング」が必須なんです。

メッセージを伝えるときは「課題」「結論」「相手に期待する反応」を決める

メッセージを伝えるとき(資料作成時も同様)
ポイントは三つです。

①課題(テーマ)
説明の前に、話す「課題(テーマ)を明確にする。
これは「今から○○について話します」ということを相手に伝えることです。

例えばこの記事だと、今から「資料作成について書きます」といった具合です。
そうすると相手の意識が課題(テーマ)に向きますので、話を聞いてくれやすくなります。

②結論(答え)
次に必要なのが結論です。
ビジネスの基本は結論を最初に言うこと。
もちろん、そうでは無いほうがいいときもありますが、ほとんどの場合は結論先出しが有効です。
結論が先に無いと「なぜ今そういう話をしているの?」ということになり、話のポイントがわからなくなるからです。

課題に対する結論を先出しして、次にその結論の根拠を話すようにしましょう。
この記事の場合は「資料作成のポイントは論理的思考です」というのが結論です。

あとはその結論に根拠と方法を付け加えましょう。
根拠…結論の理由
方法…具体的な対策

③相手に期待する反応
そして最後のポイントは「相手に期待する反応」です。

期待する反応とは…
・相手に理解してもらう
・相手に意見や助言などのフィードバックをもらう
・相手に行動を起こしてもらう
などのことです。

それを事前に決めた上で話の構成を作っていきます。



説得力のない説明に共通する欠陥

説得力がない話をきくことってありますよね。
それは何が原因なのでしょうか。

答えがこの本に書かれあります。
それは「重複、漏れ、ずれ」です。

①重複
言葉遣いが違っていても、深掘りすると同じことを言っていることがあります。
ポイントの根拠はなにか?
という視点を持ち、本当に重複していないかをチェックしておきましょう。

②漏れ
話している内容に疑問を持ったとき、質問しますよね。
質問されたときに答えられない場合、それは漏れとなります。

「そこまで考えることができていなかった」ということですね。
漏れは一点突破、全面崩壊につながります。
漏れがあると、相手は「他に落ち度はないか?」とチェックモードに入ります。

説明する内容から、相手が質問すると想定されることについて考え、答えられるように事前に資料に組み込むか、参考資料を準備しておきましょう。

③ずれ
話の中に種類やレベル感が違う内容が混ざってしまっている状態をいいます。
説明する内容のテーマは一つに絞り、話が逸脱するところが無いかチェックしましょう。

MECEですべて解決(漏れなく、ダブりなく)

MECE(ミッシー)という手法があります。
※Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive (頭字語)

「相互に排他的な項目」による「完全な全体集合」を意味する言葉です。
簡単に言うと、「重複なく・漏れなく」という意味。

ロジカルシンキングの代表的なフレームワークです。
話を構成するときの手法として覚えておくとよいでしょう。

①羅列する…思いつくままに書き出す

②仕分けする…一定のルールを決めカテゴリ分けする

③MECEアプローチ…カテゴリ内の項目を確認し、漏れがないか、ダブりがないかをチェックする

説明する内容を書き出し、グルーピングして、最後に漏れや重複がないかチェックするという流れです。

☆グルーピングするときに便利なフレームワーク
・3Cまたは4C
顧客・市場(customer)
競合(competitor)
自社(company)
チャネル(channel)

・4P
製品(product)
価格(price)
チャネル(place)
訴求方法そきゅう(promotion)

・流れ、ステップ
物事を、起点から終点で捉える。
過去→現在→未来
短期→中期→長期
認知→理解→動機付け
技術→生産→販売

・効率と効果、質と量
施策の有用性の検討や、結果確認で使える。

・事実と判断
事実は誰も反論できない客観的なもの。
判断は人により味方が異なる主観的なもの。


So What?/Why So?の習慣をつける

MECEで構成を考えたあとは以下の問いに答えられるかチェックしましょう。
・So What?→だからなに?
・Why So?→なぜそうなの?

習慣としても、本や記事をみるときはここを意識すると、「もっとこう書いたほうがいいかな」とアレンジする能力もついてきます。

言いたいことはなんなのか(だからなに?)
なぜそうなるのか?
を答えられるとわかりやすくまとめることができます。